绩效管理通常有一个周期,这个周期短则按月管理,长则按年管理。在一个较长的时间周期内,绩效管理的责任者不能等到最后结果出来了再拍案叹息,而应了解实况,积极参与其中,也就是说,要开展绩效审视。
一、什么是绩效审视
所谓审视是指对事物进行仔细观察和深入思考,以揭示事物的真相或本质。它强调不仅要看到表面现象,还要深入了解事物的内在规律和本质特征。绩效审视是指在绩效管理周期内,通过对绩效指标完成情况的阶段性分析、总结,确定接下来的管理动作,它是绩效执行管理的关键手段。同样以 MM 公司吴大壮经理为例。
在目标设定阶段,吴大壮经理确定第一季度目标同比增长 35%,第二季度为 38%。执行首月后,李倩倩总监要求吴大壮经理拿着数据找她沟通目标达成情况。吴大壮经理整理了首月各项工作进展及绩效指标完成情况,忐忑地来到李倩倩总监办公室汇报。首月绩效指标完成情况不太理想,一方面,预算已经按原计划花出去了;另一方面,渠道客户签约进度滞后,部分渠道客户还在观望中。吴大壮经理和李倩倩总监深入分析了渠道客户迟迟不肯签约的原因,初步判定其对价格、品质还抱有怀疑态度。经协商决定由李倩倩总监协调产品经理资源,吴大壮经理和产品经理一起和渠道客户沟通,打消他们的疑虑。
在这个案例中,如果李倩倩总监仅要求吴大壮经理制作统计表看看数据,则属于简单关注,还算不上审视。审视不仅仅是看,还包括在看了之后对产生这个结果的原因进行深入的分析,并决策是否要采取干预措施。
二、为什么要开展绩效审视
绩效审视的价值是多方面的。第一,可以积极干预,即能及时发现执行过程中的问题,基于发现的问题及时决策是否进行干预,避免到最后成为既定事实,再想干预已经来不及了;第二,可以做绩效辅导,解决绩效审视问题正是绩效辅导的好时机,可以在这个过程中赋能员工;第三,可以做人才管理,在绩效审视的过程中筛选出合适的人才。
积极干预。以上述 MM 公司李倩倩总监的绩效审视为例,假如李倩倩总监在计划执行首月后未及时跟进,而是等到一季度结束(假设 MM 公司以季度为绩效考核周期,每季度考评一次,年底汇总考评),在收到人力资源绩效管理部门发出绩效考评通知的时候再介入,那么仅就一个季度而言,她就失去了对吴大壮经理绩效进行补救的机会。当然,她可寄希望于下属自己解决问题,但这无疑是将绩效目标的达成置于风险之中。
绩效辅导。本章第四节“开展绩效辅导,赋能业务成长”中提到,员工推进工作遇到阻碍、员工提出求助等是合适的绩效辅导时机。而在开展绩效审视的时候,也正是这些时机显现的时候,在绩效目标达成上,管理者与下属的诉求是一致的,就是竭尽所能达成目标。这么合适的时机,当然不能轻易错过。以上述 MM公司吴大壮经理为例,在首月指标没有达成、工作出现停滞时,平时可能因顾虑而不好意思跟领导开口求助,但领导已经通过绩效审视将这些问题摆上台面,若吴大壮经理仍不开口求助,则不仅使个人绩效风险加剧,还可能影响团队进度。
人才管理。当人才面对困境的时候,最容易展现他的韧性及潜力,而绩效审视正是考验员工的好时机。同时,引导下属解决问题,本质上既是帮助员工成长的过程,又是筛选合适人才的过程。以上述 MM 公司李倩倩总监为例,当同岗位的吴大壮经理等人遇到同样问题的时候,每个人的思路是不同的,她通过绩效审视过程中的多轮对比,孰优孰劣心中就有底了,人才管理就有了一个好的开始。
总的来说,绩效审视是绩效管理过程中的中继点、加油站,是预警机制,也是决策机制。有效开展绩效审视,就像给达成绩效目标加上了保险,多了一重保障。
三、如何开展绩效审视
开展绩效审视需要从五个维度展开,包括审视内容、信息收集、审视方式、审视频率及审视后行动管理。
审视内容。绩效审视不仅仅是看个人业务承诺表上的几个绩效指标,还需要关注绩效指标的关联指标,包括横向的关联指标、纵向的关联指标。同时,对于影响绩效目标达成的关键事项(公司级项目、重点工作等),也需要重点审视进展。对于绩效审视后采取的行动,应纳入下一次绩效审视内容中进行管理。
信息收集。绩效审视的信息主要由被审视人收集、提供,对于部分跨领域无法获取的数据,可以向上一级管理者求助,由上一级管理者协助获取。在收集好原始的信息后,被审视人应该提前进行数据整理,方便阅读、讨论和决策使用。信息收集要实事求是,如果有必要进行数据预测,则必须标注清楚哪些是实际发生的,哪些是预测的,避免数据问题误导管理者做出错误的判断。
审视方式。随着即时通信工具的日益发达,绩效审视可以选择的方式很多,包括线上、线下。在可能的情况下,尽量线下进行,面对面交流、研讨的效果更好。如果异地办公,线下交流成本过高,可以线上进行,尽量选择有支持现场画面共享及远程研讨设备的场所。绩效审视的本质不是看数据,而是挖掘潜在的绩效改进机会。至于是一对一审视,还是一对多审视,视公司的文化氛围、审视内容相关性等因素而定,能够友好而激烈碰撞的审视方式就是喜闻乐见的方式。
审视频率。绩效审视周期没有统一的标准,可按周、月或季。对于产品面向消费者的企业,市场相对来说变化比较快,通常审视频率会高一点,企业必须快速做出调整;对于产品面向企业客户的企业,市场相对来说比较稳定,通常审视频率会低一点。除了业务模式,审视频率还要跟公司整体的管理体系结合,如公司战略部门组织的经营分析会、矩阵管理的企业双向汇报的管理例会等。总的来说,审视频率既要能了解绩效指标的达成情况,也不能干扰正常的业务开展。
审视后行动管理。审视的目的是让员工更好地达成绩效目标,而审视后的行
动管理是推动绩效目标达成的关键措施。通常,在绩效审视做完分析、方案拟定与选择后,需按既定方案推进。在此过程中,管理者需要与员工保持密切沟通,将行动计划纳入日常的工作管理。如果效果不及预期,则开展下一轮审视,升级行动方案。
绩效审视是绩效管理中最容易被忽略的一个环节,但其重要程度不容轻视。它不仅仅是绩效管理本身,还涉及员工能力的提升、人才识别与发展等,是综合性比较强的管理动作,也是管理者发挥价值的关键所在。