5.1.1 使用在线文档制作成代办事项

团队如何高效地协同工作呢？方法是在团队里要使用在线文档制作一些项目清单，也叫做todolist表格。每一个成员都会有一个Exceltodolist表格，见表5.1。

表5.1 在线任务管理

在这个表格中，每个人会有一个标签。上面有任务的日期、优先级，以及这个任务概述和执行人等。

这个表格有什么作用呢？

（1）每个成员管理自己的日常内容。

（2）每个成员可以把代办事项填在自己或者其他成员的list（一览表）上面。有项目需要其他成员协作的时候，可以直接在其他成员的list上填写，然后通过聊天软件发截图告知对方。

举个例子，运营A需要美工B去做一张主图，那么他可以在美工B的表格上填写“××主图需要优化，要求：×××××，完成时间：××××年×月×日”，当美工B完成之后，就会把图片的链接填写在结果里，并截图通知运营A。

（3）作为管理者，可以了解每个员工在忙什么事情，什么时候做完，结果怎么样。

（4）方便问题的追踪。比如运营A安排美工B做的内容，几个月后再来找，也非常容易检索出来。

5.1.2 常用文件在线导航

团队内部使用的在线导航，就是在Excel表格上做链接，见表5.2，方便打开。

表5.2 Excel工作表

这么做的好处是，导航里的所有文件都是高频使用的，我们整个团队都整合在一个工作表里，每个人，哪怕是新员工都非常容易找到，极大地提高了团队的工作效率。若准备把这些导航链接总结出来，放到一个自建的网站上面，比如TikTok521.com，帮助电商的从业者找到经常使用的工具和网站。

做好这些文档，一个非常重要的点就是需要合理分配文档的权限，比如新员工可以浏览哪些文件，主管可以浏览或者编辑哪些文件，这些都要预先设置好。每次员工入职离职或者转岗，文档的权限都需要重新调整一次。

怎么合理地分配团队成员的文档权限呢？

（1）按部门或岗位设置权限。导航里不同的内容分配给不同的岗位，比如财务数据权限，只分配给财务或运营看。

（2）建立群组。有员工离职，可以统一管理，既方便又节省时间。

5.1.3 持续更新SOP文档

这里说的SOP文档是针对每一个岗位或者每一个工作流程，根据标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来的文档，并持续迭代优化，时间长了，就变成了一个企业的积累和知识储备。比如新员工入职，有很多需要学习和熟悉的制度、规则。我们可以做一个《新员工入职培训》的指引。新员工学习后，对公司的制度与工作流程有了大致了解，工作中就不容易犯错。同时，这个SOP文档在日常的工作中也会出现新的问题，需要根据团队的规模和人员的匹配不断更新和迭代这个文档，来适应不同团队成员的个别情况和个性化的需求。在这里需要强调一点，就是SOP文档是为人服务的，而不是人来服务SOP文档，任何制度要以人为本，不能把人当机器来使用，不要非常教条地使用固定的SOP文档，没有优化SOP文档是不科学的。

抖店运营的SOP文档，可以先使用思维导图把主干搭建好，然后再用文档的形式把每一项用文字填充进去。请注意：描述一定要简练易懂，并且注意细节，一个新手小白也能看懂，帮助新员工快速进入状态。