随着计算机的普及，许多材料都存储在计算机或U盘里，不少企业忽略了档案管理，文件随处可见，资料用过就扔，没有一点安全保密意识。一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡，没有档案的企业如何积累企业的历史、完善和总结企业的成功经验，这是一个难题。

我们先说档案管理的好处，即档案管理的作用和意义，再说新时期企业档案怎么管。

档案管理的作用和意义

（一）准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业、创业者是谁、何时盈利、何时扩大规模、战略目标调整过几次、掌门人有无变动等，都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡、什么原因，都可以从中找到规律和答案。

（二）防范企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密，如果没有统一管理，任凭管理者个人处置，很容易丢失，丢失就有泄密的可能。企业不仅要统一管理档案，还要增强保密意识。

（三）决策的参谋和帮手

企业做决策、做方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手，好记性不如烂笔头，人脑记忆总有失误的时候，做决策离不开档案资料。

（四）企业文化的活标本

很多企业建设企业文化总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的折射或反映，是企业员工自己培养创建起来的。档案管理做得好的企业，在完善企业文化时，不需要搜肠刮肚、不需要绞尽脑汁、不需要编造，只需要将所有员工认可的价值观、制度、规范、行为准则进行梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就形成了。再结合企业发展史上的重要事件，以及总结优秀员工代表的事迹，企业文化就丰富了。

（五）企业宣传的资料库

档案管理做得好的企业需要做宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳民伤财，准备道具、背景资料。档案管理做得好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。

（六）员工成长的断代史

很多企业员工入职时一张表，离职时还是一张表。更有甚者，员工一走，这张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。人力资源部应该将已经离职的员工的档案定期移交给档案管理部门，离职员工不一定都是企业的敌人，说不定企业的离职员工成了名人，他的档案就成了“珍贵史料”。这有点夸张，但并非没有可能，人力资源部应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确、及时地记录员工成长历程。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程，企业人力资源部档案应该成为员工成长的断代史。

企业档案怎么管

（一）分类整理，统一存放

一个有规模的企业应该有专门的档案室或资料库，特别是计算机的普及运用，档案管理显得更加重要了。凡使用计算机软件的企业，都会定期产生大量的报表，这些报表一经领导审阅，多数就成了废纸，有保密意识的企业，会撕碎扔掉；没有保密意识的企业，通常就是揉搓后随手一扔，给企业的商业机密安全工作带来了极大的隐患。

企业必须建立健全档案管理制度和保密守则，对各种各样的资料收集、发放、登记、分类、回收、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等工作，做出详细而明确的规定，这些资料包括文字资料、影像资料、光碟资料等。

（二）集中管理，信息共享

企业档案必须集中管理，但是一定要方便共享。数据资料设定权限密码，以方便查阅而又不易泄密为原则；数据库管理必须严格复制、传播登记手续；文字资料一律实行审批制度，原则上以在资料室阅读为主，因工作需要必须借出时，执行先批准、登记，再借用的流程，严防资料丢失。

（三）电子档案，文字目录

凡是只有电子文档，而没有文字资料的重要资料，必须编写文字目录，列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间、资料保管人。电子文档最大的好处是不易被篡改，哪怕更改一个标点符号，文档都会自动更新时间，所以能够进行电子文档处理的企业都应该进行电子化处理。同时，企业的文字资料也要编制电子目录，方便管理、方便查找。

（四）每年编写企业大事记

企业档案管理部门应该每年组织一次企业大事记编写工作，这既是对企业全年工作的回顾和总结，也是为后人了解企业成长提供方便。当然，企业也要事先确定一个大事记的入选标准。

（五）保守机密，人人有责

企业档案管理绝不是档案管理部门的事情，而是企业人人有责的大事。商业机密关系企业存亡，企业内部员工都在享用企业机密，每天的早会、晚会都在通报企业的运营数据，这些都是商业机密，人人有责不是空话。