绩效反馈是绩效改进的重要手段,需要常规化、例行化,在企业内部要形成一些机制,确保其能持续、有效运作。
一、建立绩效反馈的机制
让绩效反馈在企业内生根、发芽,并不是老板、高层或绩效管理人员想要就能行的,需要解决诸多问题。
第一,时间问题。每个公司或业务领域的情况不同,管理者需要管理的人数会有很大的差别,少则几个人,多则十几个人,甚至几十个人。对于管理人数少的管理者,花时间去进行绩效反馈还勉强说得过去;对于直接管理十几个人甚至几十个员工的管理者,其常以“忙不过来”为由不做反馈—这往往会让管理者陷入恶性循环中,让情况越来越糟糕。因为管理者没有时间进行绩效反馈,员工得不到很好的成长,管理者被迫花大量的时间去处理各种各样的异常,而这又进一步压缩了反馈时间,有进取心的员工会离开,留任者缺乏成长动力,陷入“高层忙到脚不沾地,基层效能低下”的怪圈。在日常的经营管理中,不少组织有这种现象:高层亲自开拓业务,中层疲于应对日常事务,基层因缺乏指导难以胜任工作。由于反馈缺位,“强将手下无弱兵”的美好想象在现实中往往演变为“团队能力断层”的管理困局。
第二,观念问题。笔者在做企业管理咨询的过程中,经常与中高层管理者交流,发现一个有趣的现象:不少管理者乐于分享自己是如何一步步走到今天这个位置的,包括其中的曲折、苦难经历;极少有管理者分享他是如何帮助下属一步步成长起来的,“员工的成长是员工自己的事”成为不少管理者的信条。员工应不应该为自己的成长负责?毫无疑问,答案是肯定的,每个成年人都应该为自己的行为负责,为自己的成长负责,但这并不代表管理者对员工的成长不负有责任。提高组织能力是管理者的主要职责之一,而组织能力的提高不仅需要管理者提高
自身能力,还有赖于每一位组织成员的成长,只有大家都成长了,组织能力才能稳步提升。
第三,多样化问题。一方面,随着新生代不断加入职场,个性化、多样化的风格日益鲜明;另一方面,来自不同国家、区域、省市的员工,有着不同的宗教信仰、文化价值观,有着不同的工作经历、生活习性,员工的多样性必然增加了管理的复杂度,其中也包括绩效反馈管理。这是管理者必须面对的现实问题,这既对管理者提出了更高的要求,又加大了绩效反馈实施的难度。
除此之外,企业的文化氛围、管理层的管理理念等因素,也会影响绩效反馈机制的建立。作为绩效管理人员,应该充分考虑这些因素,做好培训赋能工作,做好“松土”工作,用流程化管理的手段,逐步建立起绩效反馈机制。
二、绩效反馈的流程
绩效反馈是一个频繁发生的管理动作,所以有必要做一些实践总结,规范作业,但同时又不能过于程序化,需要更多的灵活性、敏捷性。通常,反馈分为正向反馈、负向反馈,正向反馈是“点赞”,皆大欢喜,相对来说好做;负向反馈是 “差评”,多少有点难以启齿,尤其是面对面的情况下。很多管理者为了避免直接的冲突,刻意回避,或采取模糊、简单的反馈方式,结果适得其反。如何才能做得更好呢?可以参考“三阶八步”法,如图 4-5 所示。
图 4-5 “三阶八步”法
(1) 信息收集与分析。“知彼知己,百战不殆。”在开始进行绩效反馈之前,
必须做好信息的收集与分析,既要知道问题所在,也要清楚未来的目标。
(2) 沟通准备。天时地利人和,在开始之前必须做足相关准备,“戏份”够了,角色才能扮演到位。
(3) 陈述情况。开场沟通是建立信任的关键环节,在这个环节,管理者可以引导下属做陈述,自己做补充。管理者必须实事求是,简单直接,使用没有修饰性的话。如果语言带有评价性,则很可能引发下属的抵触,或者反驳,甚至引起直接的对抗性争辩,不利于后面反馈的进行。
(4) 交流问题。在这个环节,管理者要与下属共同探讨绩效差距(业绩差距或机会差距)的根因、潜在的改进点等。
(5) 引导计划。找到问题的根因不是最终目的,改进并获得成果才是。因此,在交流完问题后,自然而然就要探讨一下未来的改进计划。在这个环节,管理者必须发挥引导作用。人都习惯待在舒适区,管理者必须引导下属走向挑战区。
(6) 凝聚共识。尽管在制订计划的时候已经就目标达成共识,但由于这个节点太重要,还是有必要再次进行目标的确认,尤其是员工对目标的承诺。同时,管理者也不能只关注产出而忽视投入,必须对投入做出承诺,最终达成双向承诺。
(7) 形成追踪清单。在进行绩效反馈的时候,有时候会有一些悬而未决的事情,管理者可将其作为遗留问题形成追踪清单,后面持续跟进解决。
(8) 辅导与监督。绩效反馈是一个持续、多频的过程,管理者需要在后续选择合适的时机进行辅导,监督计划的执行。
在进行绩效反馈的过程中,管理者可以熟练应用一些技巧,如 BEST 法则(又称“刹车”原理)、汉堡原理(Hamburger Approach)等,会收到意想不到的效果。在实际操作的时候,针对不同类型的员工采用的方式不同,正如郑观应在《盛世危言》中提出的“别类分门”。当然,方法和技巧是一时的,真诚、利他是长久的,毕竟谁会拒绝一个真心帮助自己的人呢?
三、绩效反馈审视
绩效反馈不是终点,作为业务部门的管理者,还必须经常性审视自己做得怎么样,还有哪些可以优化的地方。这与前面“(8)辅导与监督”不同,前面是对
单个绩效反馈的辅导与监督,确保某个点、某个方面的改进,这里的审视则是针对绩效反馈执行本身。
除了业务部门的管理者需要审视绩效反馈,人力资源部负责绩效管理的人员也要进行例行的绩效反馈审视。负责绩效管理的人员通过抽查绩效反馈的过程、调查绩效反馈的实际效果等来判断绩效反馈机制运作是否健康、有效。
绩效反馈是一个既科学又艺术的管理动作,“手艺”感满满,实践经验比理论更重要。“三阶八步”法也仅能作为一个参考,在实际执行的时候,需要根据不同业务场景、环境、员工等因素灵活地推进。只有握住“赋能员工、帮助员工成长”这把钥匙,才能精准高效地推进绩效反馈,更好地发挥绩效反馈的功效。